زیر سیستم ها   

×       دبیرخانه و بایگانی مکاتبات

×       مکاتبات داخلی

×       درخواست کارها

×     فرم های در گردش سازمانی

×      مدیریت و کنترل اسناد

×     کنترل تردد ها و نگهبانی

×     آرشیو دیجیتال

×     برنامه ریزی شخصی

 

نرم افزارهای ابزاری 

×       دفتر تلفن شخصی

×     دفتر تلفن سازمانی

×       تبادل پیام

×     ابزار Notify

×       اخبار سازمانی 

×     تابلو اعلانات

×      نظر سنجی و نظام پیشنهادات  

 

نرم افزارهای ساختاری 

×       مدیریت کاربران و سیستم

×       مدیریت تائیدها و مجوزها

×       مدیریت گردش کار

×     مدیریت پورتال سازمانی

×     مدیریت توسعه سیستم

 

دیدگاه ها ، تعریف

 اتوماسیون اداری رایا  ، فقط سیستم مدیریت دبیرخانه نیست ! این سیستم با هدف پشتیبانی فرایندهای عملیاتی سازمانی در حوزه های مختلف نظیر مدیریت و کنترل  اسناد  ، مدیریت ترددها ، ایجاد آرشیو تصویری از مستندات و...... طراحی و پیاده سازی شده است .

اتوماسیون اداری رایا  ،  ابزاری مناسب برای ایجاد زیر ساخت های اطلاعاتی در سطح سازمان با هدف دستیابی به اطلاعات و داده های مورد نیاز  برای محاسبه شاخص های عملکرد سازمانی است . این شاخص ها می تواند در مدیریت بهینه فرایندها ی سازمان مورد استفاده قرار گیرد .

اتوماسیون اداری رایا  ،  با تسریع و افزایش دقت در انجام مکاتبات اداری ، ایجاد پورتال سازمانی ، مجتمع نمودن و توسعه سیستم های اطلاعاتی در سطح سازمان ، بستر مناسب برای توسعه نظام سازمانی مبتنی بر دانش و فرهنگ مشارکت پذیری در فعالیت ها را ، فراهم می سازد .

ساختار و پیکر بندی

اتوماسیون اداری رایا  توانایی پشتیبانی بخش عمده ای از فرایندهای اداری جاری در سازمان را دارد .

طراحی فرایند گرا در این مجموعه قابلیت انعطاف برای پوشش نیازهای اطلاعاتی مختلف در این حوزه را فراهم نموده است .

پیکر بندی ماژولار  (Modular)  با کمک ابزارهای نرم افزاری پیش بینی شده ، امکان توسعه نظام مکانیزه گردش اطلاعات سازمانی را فراهم ساخته است .

اتوماسیون اداری رایا با موتورهای نرم افزاری زیر پشتیبانی می گردد :

×      مدیریت گردش کار 

×      مدیریت کاربران و سیستم

×      مدیریت توسعه سیستم 

×      مدیریت  تائیدها و مجوزها  

×      ابزار گزارش ساز

فرایندهای قابل مدیریت

اتوماسیون اداری رایا  فرایندهای عملیاتی زیر را پشتیبانی می نماید :

×      مدیریت دبیرخانه و بایگانی مکاتبات 

×      مدیریت مکاتبات داخلی 

×      ایجاد پرونده های دیجیتال

×      مدیریت درخواست کار  

×      مدیریت  تائیدها و مجوزها

×      پشتیبانی فرم های سازمانی در گردش

×      طبقه بندی و مدیریت کنترل اسناد

×      مدیریت تردد ها و نگهبانی

این فرایندها  می توانند در سازمان های مختلف با نیازها و فرایندهای عملیاتی  جاری در سازمان انطباق یابند . (Customized   System)

ابزارهای نرم افزاری

اتوماسیون اداری رایا  با ابزارهای نرم افزاری زیر گردش عملیات و کاربری سیستم  را تسهیل می نماید :

×      اخبار سازمانی

×      تابلو اعلانات

×      نظرسنجی ها و نظام پیشنهادات

×      پیام ها

×      برنامه ریزی جلسات

×      یاد آوری ها

×      لیست انجام کارها

×       دفتر تلفن شخصی و سازمانی

 

موتور مدیریت گردش کار در اتوماسیون اداری رایا  ، فرایند گردش مکاتبات سازمانی را دقیق تر و سریع تر مدیریت می کند. ثبت اطلاعات و زمان های پاسخ دهی به مکاتبات ارجاع شده ، طبقه بندی موضوعی مکاتبات  و....  مدیریت فرایندهای کسب وکار (BPM) را ممکن می سازد .

موتور مدیریت گردش کار در اتوماسیون اداری رایا ،  قادر است هر گونه فرم تعریف شده در سیستم را شناسایی نموده و در سطح سازمان به گردش در آورد . این ابزار سازمان الکترونیک و نظام عملیاتی گردش بدون کاغذ  (Paper Less  System) را به واقعیتی قابل تجربه تبدیل می نماید .    

مدیریت فرایند تائید ها

اتوماسیون اداری رایا برای مدیریت فرایند تائید فرم های سازمانی از ابزار ویژه آن استفاده می کند.

این ابزار امکان آنکه فرایند تائيد های اداری (Approve  Process) توسط سیستم مدیریت شوند را فراهم می نماید .

مدیریت فرایند  صدور مجوزها

اتوماسیون اداری رایا برای فرایندهایی که انجام آنان نیاز به مجوز دارد می تواند از نرم افزار مربوطه استفاده نماید . مجوزهای سازمانی بر اساس فرایندهای عملیاتی جاری در سازمان قابل طبقه بندی  شدن می باشند . و توسط سیستم مدیریت گردش کار در سطح سازمان جاری شده و توسط سیستم مدیریت تائید ها ، پشتیبانی می گردند .

مدیریت فرم های در گردش سازمانی

 اتوماسیون اداری رایا برای  مدیریت فرایند های عملیاتی مرتبط با فرم های مختلف جاری در سازمان امکانات ویژه ای را پیش بینی کرده است . در حال حاضر فرم های معمول نظیر درخواست مرخصی ، مساعده ، ماموریت و.... در سیستم پیش بینی شده است و سایر فرم های مورد نیاز در سازمان های مختلف قابل اضافه شدن به سیستم می باشد . 

دبیرخانه و بایگانی

اتوماسیون اداری رایا  از زیر سیستم دبیرخانه برای ایجاد دفتر اندیکاتور در سطح سازمان استفاده می کند . دفتر اندیکاتور برای ثبت مکاتبات برون سازمانی و مکاتبات مهم تر درون سازمانی که نیاز به ثبت در دفتر اندیکاتور دارند ، استفاده می شود . توانایی های اتوماسیون اداری رایا در این بخش امکان سازماندهی دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز در سازمان را به سهولت فراهم می سازد .

ویژگی های بارز

ü      قابلیت مدیریت ثبت و دسترسی دفاتر اندیکاتور متعدد

ü      قابلیت ایجاد دبیرخانه غیر متمرکز با مدیریت سطوح دسترسی

ü      قابلیت طبقه بندی موضوعی در دو سطح

ü      ثبت اطلاعات گیرنده و فرستنده در دو سطح

ü      ثبت اطلاعات کامل مرتبط با نامه ها

ü      قابلیت پیوست نامحدود به هر نامه

ü      قابلیت ایجاد صف برای ثبت نامه ها در دبیرخانه از سطح سازمان

ü      سهولت دسترسی به مکاتبات ثبت شده

ü      قابلیت  بایگانی مکاتبات در سه سطح

ü      ابزارهای جستجو

ü       گزارش های کاربردی

مکاتبات داخلی 

اتوماسیون اداری رایا  از زیر سیستم مکاتبات داخلی  برای انجام مکاتبات معمول درون سازمانی  استفاده می کند . زیر سیستم مکاتبات داخلی امکان ثبت ، چاپ و گردش مکاتبات داخلی را فراهم می سازد . مکاتبات داخلی قابلیت طبقه بندی بر اساس فعالیت های جاری در سازمان را دارند .

ویژگی های بارز :

ü      ثبت نامه و مکاتبات داخلی و طبقه بندی آنان

ü      قابلیت چاپ نامه و استفاده از گردش کاغذی

ü      امکان ارجاع مکاتبات با استفاده از  موتور مدیریت گردش کار

ü       مشاهده گردش مکاتبه در سازمان

ü      قابلیت توسعه برای  محاسبه شاخص های عملکردی و بهره وری در سطح سازمان

ü      قابلیت شناسایی گلوگاه های کاری در فرایندهای عملیاتی

مدیریت درخواست کار 

اتوماسیون اداری رایا  از زیر سیستم  مدیریت در خواست کار برای ارجاع کار و وظایف  در سطح سازمان استفاده می کند . این زیر سیستم امکان تعریف فعالیت ها و طبقه بندی آن بر اساس فرایندهای تعریف شده و همچنین امکان پیگیری و مدیریت نحوه انجام آن را فراهم می سازد .

ویژگی های بارز

ü      ثبت و ارجاع کار به سایر همکاران

ü       طبقه بندی فعالیت ها و تعیین عطف آن به فرایندهای تعریف شده در سازمان

ü      امکان تعیین وضعیت کار از نظر در جه اهمیت

ü      امکان ثبت گزارش کار توسط فرد گیرنده

ü      ابزار های فیلترینگ برای مشاهده راحت تر کارهای ارجاع شده و دریافت شده

ü      کنترل زمان های صرف شده برای انجام کار

ü      قابلیت توسعه برای محاسبه شاخص های عملکردی و بهره وری در سطح سا زمان

 

مدیریت و کنترل اسناد 

اتوماسیون اداری رایا  از زیر سیستم مدیریت و کنترل اسناد برای ثبت ، طبقه بندی ، بازنگری و به گردش در آوردن فرم ها و اسناد سازمانی ، استفاده می کند .شناسایی انواع اسناد از جمله مستندات دیجیتال از قابلیت های این سیستم می باشد .همچنین ثبت کامل اطلاعات و نظرات مربوط به فرم و برایند بازنگری از ویژگی های این سیستم می باشد. 

ویژگی های بارز

ü      شناسایی و طبقه بندی اسناد سازمانی

ü       در یافت اطلاعات کامل در مورد هر سند شامل اهداف ،نوع و.....

ü      مدیریت فرایند بازنگری و ثبت کلیه نظرات و دیدگاه ها

ü      کنترل تاریخ اعتبار اسناد

ü      امکان پیوست مدارک ذیربط به اسناد تعریف شده

ü      ابزارهای جستجو و فیلترینگ اسناد

مدیریت و کنترل تردد و نگهبانی

  اتوماسیون اداری رایا  مدیریت فرایندهای  کنترل تردد ها و نگهبانی را توسط نرم افزار ویژه ای که به این منظور طراحی شده است  پشتیبانی می نماید   . این زیر سیستم با امکان کنترل ترددها اعم از افراد و وسایل نقلیه وکالاها ، می تواند داده های مورد نیاز برای اعمال  کنترل  های لازم در این حوزه را فراهم سازد .

ویژگی های بارز

ü     ثبت ورود ها به سازمان شامل اطلاعات افراد ، خودروها و کالاها

ü     ثبت اطلاعات خروج ها شامل افراد ، خودروها و کالاها