بدیهی است که این  ایده آل  است  که به یکباره  تمامی فرایند های عملیاتی در یک سازمان مکانیزه شود ! اما به اعتقاد ما در نگاهی واقع گرایانه احتمال وقوع آن ناچیز است  .  عواملی نظیر تامین بودجه خرید ، توان تشکیلاتی و آماده بودن زیر ساخت ها ، فرهنگ مشارکت و مسئولیت پذیری در سطح سازمان از عوامل موثر اصلی در این فرایند می باشد .  

توصیه ما آن است :

                            که در ابتدا با نگاهی واقع بینانه محدوده پروژه را برای  فاز نخست  توسعه سیستم های نرم افزاری در سازمان مشخص کنید . 

پس بطور خلاصه : 

1.      با نگاهی واقع بینانه ،جامع و آینده نگر ، ضرورت هاو نیازهای مهم و اصلی سازمان خود را برای اتوماسیون فرایند ها ، شناسایی کنید .

3.     به نیازهای نرم افزاری سازمان در توسعه آتی اتوماسیون فرایند ها توجه داشته باشید . 

 

پس ازآنکه  محدوده پروژه (Project Scope) اتوماسیون را برای  فاز نخست  توسعه شناسایی کردید ، ضرورت دارد که  در مورد مفهوم  توان اجرایی سازمان خود نگاهی واقع بینانه و در برنامه ریزی توسعه نظام اطلاعات مدیریت به آن توجه نمائید . 

 شناسایی و تعریف می گردد . 

1.      آیا شما نیروی متخصص ، چه کمی و چه کیفی ، برای عملیاتی شدن سیستم ها را در  اختیار دارید ؟

هرچند ممکن است مطلب فوق خیلی بدیهی به نظر آید ولی تجربه نشان داده است که بسیاری از نرم افزارهای کاربردی مفید و کارا در سازمان ها به دلیل عدم وجود یا همکاری مسئولانه کارکنان بدون استفاده مانده اند . 

در فرایند انتخاب نرم افزار مناسب از میان نرم افزارهای مختلف موجود در بازار ، توجه به سه عامل زیر از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد :

کیفیت نرم افزار وخدمات پس از فروش و تناسب آن با حجم گردش عملیات سازمان  ، مهم ترین عامل از این مجموعه می باشد .برای کسب اطلاعات و اطمینان از انتخاب درست ، کارشناسان مرتبط سازمان می بایست دقت نظر و تجربه کافی داشته باشند . بدیهی است ، ارزیابی دقیق و علمی یک مجموعه نرم افزار جامع  با یک یا چند جلسه چند ساعته دمو و پرزنت به تنهایی ، امکان پذیر نیست.  توجه به تجربیات سایر مشتریان آن تامین کننده  ، تهیه جداول مقایسه ای و ارزیابی بین نرم افزارهای مشابه  ، بررسی نحوه و سابقه سازمان فروشنده در ارائه خدمات پس از فروش و...همگی از معیارهای  مورد نیاز برای مقایسه ،  ارزیابی و انتخاب صحیح نرم افزار می باشد . 

پیشنهاد می گردد که به جای سعی برای مشاهده دموی  یک مجموعه نرم افزار در طی یک یا چند جلسه مذاکره و نتیجه گیری صرف  از این طریق  ، سعی نمائید در این جلسات علاوه بر بررسی امکانات ، توانمندی ها و قابلیت های سیستم ، با دیدگاه های سازمان تولید کننده نرم افزار در خصوص نحوه پاسخ گویی به نیازهای اطلاعاتی و عملیاتی سازمان شما، پیشنهاد های آنان برای چگونگی توسعه آتی نظام اطلاعات مدیریت سازمان خود ، برآورد نسبی از هزینه های آتی و بطور خلاصه راهکارهای پیشنهادی آنان برای حل مشکلات سازمان خود ، آشنا شوید . 

سیستم های نرم افزاری مانند هر کالای مبتنی بر تکنولوژی ، بدون خدمات پس از فروش مطمئن و کاربردی ، هیچ ارزشی ندارند .  شما باید اطلاعات دقیق و کاملی از  نحوه و سطح کمی و کیفی ارائه این خدمات و همچنین میزان هزینه ای که به سازمان شما تحمیل می نماید ، دست یابید . 

دقت کنید!  تغییر سیستم در سازمان حتی اگر  تمامی عوامل موثر در تهیه آن فراهم باشد ، کاری پرهزینه و زحمت  برای سازمان می باشد . دقت در انتخاب صحیح نرم افزار مناسب برای سازمان شما ، موجب می گردد که در این چالش بزرگ قرار نگیرید .