این راهکار ، با هدف مدیریت و کنترل جامع و یکپارچه فرایندهای عملیات مالی ،انبارها و حسابداری ارزی  در سازمان هایی که در حوزه بازرگانی و واردات و صادرات فعالیت می نمایند ارائه شده است . دراین طرح اتوماسیون یکپارچه فرایندهای مالی ، پشتیبانی از  عملیات ارزی و همچنین مدیریت فرایند صادرات و برآورد بهای تمام شده صادرات ، پیش بینی شده است .

 فرایندهای مالی در سازمان های فعال در حوزه بازرگانی و بازرگانی واردات و صادرات ، به ویژه عملیات مرتبط با پیش بینی و برآورد بهای تمام شده کالای صادراتی ، تبادلات ارزی و دستیابی به سازمان عملیاتی توزیع شده (دفاتر فروش متعدد ، نمایندگی ها و...)همواره یک نیاز مبرم ارزیابی شده است. راهکار پیش رو قصد دارد تا باارائه مجموعه ای از نرم افزارها و ماژول های کاربردی یکپارچه ، همراه با زیر ساخت های اطلاعاتی و سیستمی مورد نیاز ، به این نیازها، با رعایت استاندارد های علمی و تجربه شده در انجام فرایندهای مالی ، پاسخ دهد .

شرکت سیستم های اطلاعات مدیریت  شــرق رایــا  با  اتکا به تجربیات کسب شده در طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت ، محصول نرم افزاری مبتنی بر وب خود را با نام تجاری :

 

نرم افزارهای سازمانی رایــا نگارش وب

Raya  Enterprise  Software  

Full Web Based  Application

 

را به عنوان راهکاری علمی و منطقی و مبتنی بر دانش روز ، برای اتوماسیون فرایندها و دستیابی به نظام مدیریت مبتنی بر اطلاعات ، در سازمان های مختلف ارائه نماید .

نرم افزارهای سازمانی Enterprise  Software  مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی و ماژول های نرم افزاری می باشند که به صورت مجتمع شده (Integrated) و برای اتوماسیون طیف گسترده ای از فرایند های عملیات سازمانی  مبتنی بر رویه های استاندارد و تجربه شده طراحی و پیاده سازی می گردند. و دراین طرح سعی شده است ، با مجتمع نمودن مجموعه ای از  نرم افزارهای کاربردی و ماژول های نرم افزاری از Raya_ ES  که در فعالیت های بازرگانی ، مورد نیاز می باشند بسته ی نرم افزاری  جامع و منطبق با نیازهای اطلاعاتی و عملیاتی سازمان های فعال در این حوزه ارائه گردد .

در این راهکار پس از استقرار نسخه پایه از سیستم های پیشنهادی ، در صورت نیاز ، متناسب با نیازهای اطلاعاتی و فرایند های عملیاتی بهینه شده در سازمان خریدار ،ماژول های نرم افزاری مربوطه  سفارشی شده و در نتیجه انطباق حداکثری با فرایند های جاری در سازمان تامین گردد.

 

 استقرار و راه اندازی اصولی نرم افزارهای پیشنهادی از مجموعه نرم افزارهای سازمانی رایا نگارش وب Raya_ES  ، دستاورد های زیر را در سطح سازمان فراهم می نماید :

 

ü      یکپارچگی سیستم ها(Integrated  Systems) . یکپارچگی کامل این سیستم ها در حوزه های مختلف و مجتمع شدن فرایندها  ، اجتناب از دوباره کاری در فعالیت ها افزایش ضریب صحت اطلاعات ، تسریع درانجام آنان و کاهش هزینه های مرتبط با انجام فرایند ها و توسعه سیستم ها را موجب می گردد.

 

ü      عملیات بدون کاغذ  (Paper Less System). رویکرد این مجموعه نرم افزار به نظام گردش بدون کاغذ در تمامی فرایندهای سازمانی و سطوح مختلف عملیاتی موجب تسریع درفعالیت ها وپاسخگویی به مشتریان ،  کاهش هزینه ها ی مرتبط ، افزایش مسئولیت پذیری سازمانی و ارتقاء بهره وری و... می گردد .

 

ü      دستیابی به اطلاعات از راه دور (Full  Web-Based  Application). فناوری وب استفاده شده در تولید نرم افزارها امکان دستیابی به سیستم ها را از طریق بسترهای امن اینترنتی (VPN ,..) برای مدیریت سازمان و مشاهده گزارش ها ، ثبت اطلاعات ، کنترل فرایندها و... مقدور می سازد .

 

ü      سازمان عملیاتی توزیع شده . به دلیل استفاده از فناوری وب ، توسعه سازمان و ایجاد دفاتر متعدد(فروش ،خدمات ،نمایندگی و..) به سهولت و بدون هر گونه هزینه مجدد نرم افزاری وسخت افزاری (سرور) صورت می گیرد . و در عین حال یکپارچگی اطلاعات در سطح سازمان نیز تامین می گردد. 

 

ü      بهینه سازی هزینه ها . با توجه به فناوری وب و قابلیت توسعه متناسب با نیازهای آتی در کسب و کار و نصب و اجرای سیستم ها از یک سرور محلی (حتی برای دفاتر فروش و خدمات با بعد مسافت ) در نهایت هزینه های توسعه سیستم و نگهداری آن نسبت به سایر روش ها بهینه تر خواهد بود .

 

سیستم های نرم افزاری یکپارچه پیشنهادی در این راهکار ، طیف گسترده ای از دستاوردهای اجرایی و عملیاتی را در انجام فرایند های جاری سازمان فراهم می آورد. این قابلیت ها امکان نهادینه شدن نظام مدیریت و تصمیم گیری مبتنی بر اطلاعات را امکان پذیر می نماید.  بخشی از این دستاوردها  عبارتند از :

§        تعریف و ایجاد ساختار های اطلاعاتی (کدینگ حسابداری ، کدینگ کالا ها ، طبقه بندی کالاها ، طبقه بندی و شناسایی انبارها ) با رویکرد علمی و مبتنی بر تجربیات کسب شده با هدف اجتناب از ساختارهای اطلاعاتی سلیقه ای و غیر یکپارچه در سطح سازمان

§        استاندارد سازی فرایندهای مالی  سازمان همراه با رویکرد های :

ü      بهینه سازی و استاندارد سازی فرایندها و اجتناب از استقرار رویه های سلیقه ای و وابسته به فرد

ü      پشتیبانی کامل از ثبت و کنترل عملیاتی ارزی و تسهیل این فرایندها با قابلیت هایی نظیر تبادل ارز ، تسعیر ارز و.... و صدور اسناد حسابداری مبتنی بر رویه های استاندارد .

ü      کاهش هزینه های مستقیم و غیر مستقیم و نامشهود عملیات مالی (اتوماسیون و تسریع انجام فرایندها ،اجتناب از دو باره کاری ، گردش بدون کاغذ ، استاندارد سازی و گزارش دهی منطقی و به موقع ...)

ü      نظام مالی و عملیاتی مبتنی بر گردش بدون کاغذ (PaperLess)

§        مدیریت علمی و اصولی انبارها و موجودی کالاها مبتنی بر استاندارد های تعریف شده ، ثبت خرید های ارزی ، صدور اسناد حسابداری و...

§         اتوماسیون فرایند بازرگانی صادرات از مرحله درخواست خرید تا برآورد بهای تمام شده صادرات و اقدام به خرید و صادرات و... با هدف تسریع فرایند و اعمال کنترل های لازم در فرایند  صادرات  (قابل توسعه با مجتمع شدن با سیستم های تدارکات و خرید داخلی و سفارشات خارجی رایا در صورت نیاز  ) ، نگهداری مستندات مرتبط

§        استاندارد سازی و اتوماسیون فرایند حسابداری خرید ، خرید های ارزی ، شناسایی هزینه های مرتبط با خرید و.....

§        اتوماسیون فرایندهای دریافت و پرداخت مبتنی بر روش های استاندارد ، انجام کامل عملیاتی ارزی و تسعیر ارز و صدور اسناد حسابداری ،کنترل دقیق حساب های بانکی و تعهدات دریافتنی و پرداختنی

§        استقرار نظام حسابداری انبار و محاسبه بهای تمام شده  کالای خریداری شده

§        ارتقاء سطح کیفی عملیات مرتبط با فروش و مشتریان با استقرار فرایندهایی از جمله :

ü      تسریع در پاسخگویی و پیگیری امور مشتریان دربستر سیستم مدیریت گردش کار وگردش بدون کاغذ عملیات در سطح سازمان

ü      اتوماسیون فرایند بازاریابی و اعمال مدیریت بهینه در این بخش با ثبت مذاکرات و مستندات مرتبط با فرایند بازاریابی

ü      رعایت استاندارد های عملیاتی و قانونی در فرایند فروش و صدور فاکتور های فروش و خدمات و در نتیجه تسهیل و قابل اطمینان شدن فرایند ارائه گزارش های برون سازمانی نظیر ارزش افزوده ، خرید و فروش سه ماهه

§        اتوماسیون فرایندهای اداری و گردش مکاتبات در سطح سازمان در نطام عملیاتی گردش مکاتبات بدون کاغذ (PaperLess) با هدف تسریع و افزایش دقت و صحت در انجام فعالیت ها  ، نگهداری مستندات ، ارتقاء بهره وری کارکنان با گسترش فرهنگ مسئولیت پذیری در انجام کارها

§        ایجاد زیر ساخت اطلاعاتی قابل توسعه سیستم اطلاعاتی براساس دیگر ماژول های نرم افزاری قابل ارائه  منطبق با گسترش فعالیت و نیازهای اتی کسب وکار از مجموعه نرم افزارهای سازمانی رایا و در نتیجه کاهش هزینه های مربوط به توسعه و یا تغییر سیستم درآینده 

§        ایجاد زیر ساخت های  سیستمی و اطلاعاتی برای مجتمع شدن مجموعه نرم افزار پیشنهادی با سیستم های مدیریت فرایند حمل و نقل

  

در این راهکار مجموعه نرم افزارهای زیربه عنوان سیستم های پایه سازمانی به صورت یکپارچه و مبتنی بر فناوری Web  راه اندازی و عملیاتی می گردند   :

 §         حسابداری مالی ریالی –ارزی  (دفتر داری)

§         کنترل دریافت ها و پرداخت ها ریالی –ارزی (نقد و بانک )

§         حسابداری فروش ریالی – ارزی

§         انبار مقداری و ریالی

§         مدیریت فرایند بازاریابی

§         مدیریت فرایند بازرگانی صادرات 

§         اتوماسیون  اداری و گردش مکاتبات (دبیرخانه ، کارتابل ، آرشیو )